ഇ-മെയില്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ ചെയ്യരുതാത്ത 10 കാര്യങ്ങള്‍

Posted By: Lekshmi S

ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയങ്ങള്‍ പോലും ഇന്ന് ഇ-മെയിലുകള്‍ വഴിയാണ് നടക്കുന്നത്. ആ നിലയ്‌ക്കൊരു സ്വീകാര്യത ഇ-മെയിലിന് ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞു. ഇ-മെയില്‍ സന്ദേശങ്ങളില്‍ പുലര്‍ത്തേണ്ട മര്യാദകളെ കുറിച്ച് പൊതുവെ പാലിക്കപ്പെടുന്ന ചില നിയമങ്ങളുണ്ട്. പുതുതായി ഇ-മെയിലുകള്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നവരില്‍ പലരും ഇതേക്കുറിച്ച് ബോധവാന്മാരായിരിക്കണമെന്നില്ല.

ഇ-മെയില്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ ചെയ്യരുതാത്ത 10 കാര്യങ്ങള്‍

അപ്പോള്‍ ഇ-മെയിലുകള്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണ്? വരൂ, പറയാം.

കൂടുതല്‍ ടെക്നോളജി വാര്‍ത്തകള്‍ക്ക് ഗിസ്ബോട്ട്

അര്‍ജന്റ് ഇ-മെയിലുകള്‍

ചിലര്‍ ഏത് മെയില്‍ അയക്കുമ്പോഴും അര്‍ജന്റ് ആണെന്ന് സൂചിപ്പിക്കും. അത്ര പ്രാധാന്യമുള്ള സന്ദേശങ്ങളില്‍ മാത്രം ഇത് ഉപയോഗിക്കുക. അല്ലാത്തപക്ഷം നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം കുറയും പലപ്പോഴും സമയത്തിന് മറുപടി കിട്ടുകയുമില്ല.

വലിയക്ഷരങ്ങളുടെ (Capital Letters) അനാവശ്യ ഉപയോഗം

ഒരു വാചകത്തിലെ എല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും വലിയക്ഷരങ്ങള്‍ ആയിരുന്നാല്‍ നിങ്ങള്‍ ആക്രോശിക്കുന്നത് പോലെയാകും വായനക്കാര്‍ക്ക് തോന്നുക. അതുകൊണ്ട് അടുത്ത തവണ മെയില്‍ അയക്കുമ്പോള്‍, അത് എത്ര പ്രധാനപ്പെട്ടത് ആയാലും, വലിയക്ഷരങ്ങളുടെ ഉപയോഗത്തില്‍ ശ്രദ്ധവയ്ക്കുക.

അത്രയ്ക്കങ്ങ് ക്യാഷ്വല്‍ ആകണ്ട

വാചകങ്ങള്‍ തികച്ചും അനൗപചാരികമാക്കരുത്. ഉദാഹരണത്തിന് 'Hey, where's my money?' എന്നൊരു മെയില്‍ നിങ്ങള്‍ അയച്ചുവെന്ന് കരുതുക. അതില്‍ നിന്ന് സ്വീകര്‍ത്താവ് വായിച്ചെടുക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ പക്വതയില്ലായ്മ ആയിരിക്കും. ഇതിലൂടെ നിങ്ങള്‍ക്ക് നല്ലൊരു ബന്ധം നഷ്ടപ്പെടുകയും ചെയ്‌തേക്കാം.

റിപ്ലയിംഗ് ടൂ ഓളും സൂക്ഷിക്കണം

എല്ലാവര്‍ക്കും റിപ്ലൈ അയക്കുന്നത് പലപ്പോഴും അനാവശ്യമായിരിക്കും. നിങ്ങളുടെ മറുപടി എല്ലാവരും അറിയേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ മാത്രം റിപ്ലയിംഗ് ടു ഓള്‍ ഉപയോഗിക്കുക.

അനാവശ്യ CC

സൂക്ഷിച്ച് മാത്രമേ CC-യും ഉപയോഗിക്കാവൂ. നിങ്ങളുടെ ബോസ്, ഒരു ഇടപാടുകാരനെ കുറിച്ചോ ജീവനക്കാരനെ പറ്റിയോ എന്തെങ്കിലും വ്യക്തിപരമായ കാര്യം മെയിലിലൂടെ പങ്കുവച്ചുവെന്നിരിക്കട്ടെ. അതിന് മറുപടി നല്‍കുമ്പോള്‍ ഇവരെ ഒരു കാരണവശാലും CC ചെയ്യരുത്.

ഡിസ്‌നിയുടെ അവതാര്‍ പാര്‍ക്കിനെ കുറിച്ച് കേട്ടിട്ടുണ്ടോ? അവിടേക്ക് മറ്റൊരു അത്ഭുതം കൂടി

Bcc-യും പ്രശ്‌നക്കാരനാണ്

നിങ്ങള്‍ ഒരാളെ Bcc ചെയ്താല്‍, നേരത്തേ നിങ്ങളില്‍ നിന്ന് ലഭിച്ച മെയിലുകള്‍ ആര്‍ക്കൊക്കെ Bcc ചെയ്തിട്ടുണ്ടാകുമെന്നായിരിക്കും അയാള്‍ ആദ്യം ആലോചിക്കുന്നത്. ഇതും പ്രശ്‌നമാണ്. Bcc ചെയ്യുന്നതൊക്കെ സൂക്ഷിച്ചു മാത്രം മതി.

അസമയത്തുള്ള മെയിലുകള്‍

ഉടനടി മറുപടി ലഭിക്കേണ്ട പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു മെയില്‍ പാതിരാത്രി അയക്കുന്നത് ഉത്തരവാദിത്തമില്ലായ്മയായി മാത്രമേ മറ്റുള്ളവര്‍ കരുതൂ. അസമയത്ത് എല്ലാവരും ഉണര്‍ന്നിരുന്ന് മെയില്‍ നോക്കണമെന്നില്ലല്ലോ? ഒന്നോ രണ്ടോ തവണ ഇത് കുഴപ്പമില്ലാതെ പോയേക്കാം. എന്നാല്‍ ആവര്‍ത്തിച്ചുകൊണ്ടിരുന്നാല്‍ നിങ്ങളുടെ പേര് മോശമാകും.

അവ്യക്തമായ സബ്ജക്ട് ലൈന്‍

സബ്ജക്ട് ലൈന്‍ വ്യക്തമല്ലെങ്കില്‍ അത്തരം മെയിലുകള്‍ക്ക് അര്‍ഹിക്കുന്ന പ്രാധാന്യം ലഭിക്കുകയില്ല. ചിലര്‍ 'As discussed on Wednesday', 'Hey, it's me' എന്നൊക്കെ സബ്ജക്ട് ലൈനില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്യാറുണ്ട്. ഈ മെയിലുകള്‍ എന്നെങ്കിലും തുറന്നുനോക്കിയാല്‍ ഭാഗ്യം! അതിനാല്‍ കൃത്യമായ സബ്ജട്ക് ലൈനുകള്‍ നല്‍കാന്‍ ശ്രദ്ധ വയ്ക്കുക.

അപകടകാരിയായ ലിംഗോ

പ്രൊഫഷണല്‍ ഇ-മെയിലുകളില്‍ LOLs, BTWs തുടങ്ങിയവ ഉപയോഗിക്കുന്നത് സന്ദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം ഇല്ലാതാക്കുന്നതിനൊപ്പം നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തെ കുറിച്ച് മോശം ചിത്രം സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യും.

തെറ്റുകളുടെ പൂരം

മെയിലുകളില്‍ തെറ്റുകള്‍ കടന്നുകൂടുന്നത് നിങ്ങളുടെ അശ്രദ്ധയുടെ ലക്ഷണമാണ്. അതിനാല്‍ മെയിലുകള്‍ അയക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അക്ഷരത്തെറ്റുകളോ വ്യാകരപിശകുകളോ ഇല്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.

കൂടുതല്‍ ടെക്നോളജി വാര്‍ത്തകള്‍ക്ക് ഗിസ്ബോട്ട്

English summary
Emails form an important part of office communication both internal and external. Some offices take emails seriously to avoid wastage and filing of paper and this will also reduce their expenses. What are the really silly mistakes you make every day while writing emails and how you can avoid them.

Social Counting

ബ്രേക്ക് ന്യൂസ് അറിയിപ്പുകള് നേടൂ. - Malayalam Gizbot